东营鲁兴水务有限公司档案管理办法

东营鲁兴水务有限公司档案管理办法

第一章  总 则

  第一条 为加强公司档案管理，依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条 公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合。文件档案、科技档案由公司档案室整理建档管理。工程档案由工程管理部整理建档管理。财务档案由财务金融部整理建档管理。人事档案由人力资源部整理建档管理。

  第三条 公司档案管理工作受上级档案部门的业务指导、监督和检查。其任务是：

  1、收集、整理、立卷、保管公司的各类档案；

  2、积极开展档案的提供利用工作；

  3、进行档案统计；

  4、认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷的基本方法，保证档案质量。

第二章  立卷范围

第四条 档案立卷的主要范围有：

（一）公司文件档案、科技档案：上级部门颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、规章制度；公司向上级部门的请示报告；公司与有关单位的各种协议书、合同等；公司党委会议、经理办公会议议题材料、纪要；具有保存价值的影像资料、其它文件材料、重要的工作经验材料；其它应归档的资料。

（二）工程档案：从工程项目提出、立项、审批、招投标，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格等文件材料及声像、图纸等各种载体材料。

（三）财务档案：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等会计凭证类；总账、明细账、日记账、辅助账簿等会计账簿类；月度、季度、年度财务报告类及财务部门负责办理的其他会计核算资料。

（四）人事档案：员工个人履历、学历、党员资料、工资晋升、职务晋升、专业技术职务材料、受处分及表彰奖励情况材料、请销假情况记录材料、办理退休材料等。

  第五条 立卷的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。

  第六条 在一个卷内要按形成的时间排列。

  第七条 拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。

  第八条 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

第九条 全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写全档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

第三章  档案借阅

  第十条 借阅档案，要登记履行借阅手续。档案仅限在档案室查阅，不得带出，必须带出查阅的，须经分管经理批准。密级档案一律不准外借，不准摘抄、复制。底图一律不外借。

  第十一条 调阅档案人员应对案卷妥善保管，不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、勾画、涂改，归还时必须完整无损。借阅和归还时，双方须当面点清，如发现损坏、遗失等情况，除积极追查 补救外，要及时向主管领导汇报，根据情节轻重进行处理。

  第十二条 凡摘录、复印档案材料，需经分管领导同意。

第十三条 外单位借阅档案，需持单位介绍信，并由公司有关部室、单位人员陪同。

第四章  档案保密管理

  第十四条 档案管理人员和调阅档案、资料人员必须保守档案秘密。分管领导应经常检查过问保密工作。

  第十五条 档案管理人员应做到：

  1、不和无关人员谈论保存的党政和科技方面的机密内容。

  2、借出的档案资料、图纸必须按时收回，收回后要立即存入档案柜，以防丢失和泄密。

  第十六条 借阅档案人员应做到：

  1、不得私自开柜或随便翻阅案卷。

  2、调阅保密材料，必须经分管经理批准，借阅者负有保密之责，所调档案资料，不得随便给他人翻阅，不得抄录和公布。

  3、外出携带的机密档案、图纸、资料，必须经分管经理批准并经档案室备案后方能携带，往返途中妥善保密，回来后立即归还注销。

第十七条 凡属保密的档案、图纸、资料等，除特殊需要，一律现场查阅，不得拿出档案室，必须复制的，由档案室工作人员陪同复印，用毕立即退还档案室。

第五章  档案室管理

  第十八条 保持档案室清洁、通风，掌握好温、湿度。

  第十九条 档案室内严禁吸烟和使用明火，严禁堆放易燃物品。放置适合的消防器材。

  第二十条 柜架排列整齐，间距、顶距符合规定标准，要安装空调设备。

  第二十一条 非档案管理人员不经允许不得随意进入库房。

第六章  科技档案管理

  第二十二条 公司科技档案是在生产技术、工程建设等活动中形成的归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、录像、录音带等科技文字材料。

第二十三条 公司科技档案要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。

第七章  荣誉档案管理

  第二十四条 各部室、单位凡获市级以上的各类证书、奖状、锦旗、奖杯等一律送交档案室登记,并办理交接手续，由档案室统一分类保管。

  第二十五条 若部室、单位需要继续留用的，要确定专人负责保管，并到档案室办理借用手续。负责人调离原单位，必须到档案室办理移交手续。

  第二十六条 对获得的各类证书、锦旗、奖状、奖杯等，由档案管理人员按年度集中统一照相，归档保存。

第八章  档案的收集和销毁

  第二十七条 档案工作人员要及时主动地收集档案。每季度一次，做好档案材料的形成、积累、整理、归档工作。

  第二十八条 对不应归档的文件材料，对已到期的短期档案或失去价值的档案要进行逐份登记、造册，经鉴定后由分管经理批准，方可销毁，对销毁的档案要编制销毁清册，妥善存放。

第二十九条 办完档案销毁批准手续后，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密，监毁人员应在销毁清册上签字。

本办法自印发之日起施行。